Lembrar o cliente antes do vencimento, cobrar quem atrasou e ficar de olho nos vencimentos da empresa: o Sobrevoa faz isso por você numa rotina diária, com os seus modelos de mensagem e dentro das regras que você define.
O que a rotina faz
Todo dia, uma vez, no horário definido pela plataforma (você não escolhe o horário), a rotina olha as contas a receber:
- antes do vencimento, manda o lembrete com o seu modelo de lembrete;
- depois do vencimento, manda a cobrança com o seu modelo de cobrança;
- passou do prazo de Cobrar até (dias depois), para de cobrar e avisa você para decidir.
As mensagens saem pelo WhatsApp da empresa (quando conectado) ou por e-mail, conforme os canais que você liberar. Cada cliente recebe no máximo uma mensagem por dia. A rotina não muda valores, não negocia e não bloqueia ninguém.
Avisos internos
Mesmo com a cobrança dos clientes desligada, a rotina cuida dos avisos internos (ligados por padrão):
- Documentos vencendo: SISANT/RAB, seguro e habilitações de pilotos, nos dias de aviso (30, 15, 7, 1 dia antes e no dia) e, toda segunda-feira, os já vencidos. Você recebe no resumo do dia; o piloto recebe por e-mail o aviso do próprio documento.
- Manutenção: revisões e baterias perto do prazo ou vencidas entram no resumo do dia.
- Relatório mensal ao MAPA: nos dias 10 e 15, se o mês anterior teve aplicação e ainda não foi marcado como enviado.
Cada motivo é avisado no máximo uma vez por dia, mesmo se você tocar em Rodar agora de novo. Para desligar, use a chave Avisos internos em Configurações > Cobrança automática.
As regras são suas
Em Configurações > Cobrança automática:
- Cobrança automática dos clientes: liga ou desliga os lembretes e cobranças aos clientes. Desligada, nada é enviado aos clientes.
- Horário: a rotina roda uma vez por dia, no horário definido pela plataforma, e só manda mensagem aos seus clientes no horário comercial programado por ela. Em feriado nacional, não manda mensagem aos clientes.
- Máximo por cliente na semana: quantas mensagens cada cliente pode receber em 7 dias.
- Lembrar a partir de (dias antes) e Cobrar até (dias depois) do vencimento. Depois disso a cobrança para e avisa você.
- Pode usar o WhatsApp da empresa / Pode usar e-mail.
- Modelos: o texto do Lembrete antes do vencimento e da Cobrança depois do vencimento. Você pode usar os campos {cliente}, {empresa}, {descricao}, {valor}, {vencimento}, {link_pagamento} e {link_fatura}, que o sistema troca pelos dados de cada conta.
Cliente que não deve receber mensagem automática: abra o cliente em Cadastros > Clientes e ligue Não cobrar automaticamente. A cobrança automática não manda lembrete nem cobrança a esse cliente.
Se uma mensagem iria sair fora das regras, ela não sai e fica registrado o porquê.
Resumo do dia
Depois de cada rotina você recebe um resumo por e-mail (assunto “Resumo da rotina diária — data”) e no card Rotina diária da tela inicial: quantas mensagens foram enviadas, quantas foram barradas pelas regras e o que só você resolve.
Em Configurações > Cobrança automática, a lista O que a rotina fez mostra cada dia; abra um dia para ver cada mensagem, o motivo e o que foi barrado pelas regras. No cadastro do cliente aparece o histórico Cobrança automática com as mensagens que ele recebeu.
Para testar na hora, use Rodar agora. Funciona mesmo antes de você gravar as regras: enquanto não houver regras gravadas, valem as regras padrão mostradas na tela.
Veja também: Cobrança de clientes (boleto, Pix e cartão) e WhatsApp da empresa.