O cliente aceita o orçamento uma vez só, pelo link ou pelo portal do produtor. Esse aceite, junto com as condições de prestação de serviço da sua empresa, vale como acordo.
Como configurar
Em Minha empresa › Orçamento e contrato:
- Condições de prestação de serviço: o texto que vai em todo orçamento enviado. Já vem com a cláusula do aceite eletrônico; complete com as condições da sua empresa. Cada vez que você salva um texto diferente, vira uma nova versão. Orçamentos já enviados continuam com a versão que o cliente viu.
- Exigir contrato separado antes da OS:
- Nunca (padrão): o aceite basta e a OS sai na hora.
- Sempre: todo orçamento aceito gera contrato; a OS sai quando o cliente assina.
- Por regra: contrato só quando alguma regra vale. Você pode combinar: valor do orçamento acima de um limite, cliente novo (sem nenhuma OS concluída) e serviço por safra (orçamento marcado como por safra ou recorrente).
Quando a regra pede contrato, o sistema usa o seu modelo de contrato padrão. Sem nenhum modelo ativo, o orçamento fica aceito e você recebe um aviso no sino para cadastrar um em Contratos › Modelos.
Como o cliente aceita
- Abre o link do orçamento (ou o pedido no portal).
- Confere o orçamento e as condições.
- Informa nome e CPF e toca em Receber código. O código de 6 números chega pelo WhatsApp da empresa (se estiver conectado e o cliente tiver telefone) ou pelo e-mail cadastrado. Vale por 10 minutos. Se ele pedir de novo nesse tempo, recebe o mesmo código (as tentativas erradas continuam contando), e há um limite de envios por hora para o mesmo contato.
- Digita o código, marca o aceite e toca em Aceitar orçamento.
Sem WhatsApp nem e-mail no cadastro do cliente, o código não tem para onde ir: atualize o cadastro antes de enviar o orçamento.
O que acontece depois
- A fatura e a conta a receber são geradas, como sempre.
- Sem contrato exigido: a OS é criada sozinha, para o dia do aceite e sem piloto e aeronave. Você recebe o aviso no sino; confira a data e escale a equipe.
- Com contrato: o cliente assina na sequência e a OS sai quando ele assina.
O que fica registrado
No orçamento, o quadro Aceite registrado mostra:
- data e hora do aceite (horário local e UTC);
- por onde o código foi enviado (WhatsApp ou e-mail, com o destino mascarado);
- endereço IP e dispositivo (navegador e sistema);
- a versão das condições aceita;
- o hash SHA-256 do PDF aceito.
O PDF do orçamento exatamente como o cliente aceitou fica guardado. Toque em PDF aceito (original) para baixar: o hash desse arquivo é o mesmo registrado. O PDF do orçamento traz no fim a página Comprovante de aceite, com esses dados e o IP mascarado. Esse registro não pode ser alterado nem apagado.
Orçamentos enviados antes desta versão continuam como eram: o cliente aceita sem código e você converte em OS pelo botão.